Je organiseert een evenement. Je hebt een ijzersterk programma en topsprekers. De zaal is geregeld. De datum komt steeds dichterbij.
Maar staat video op je to-do-lijst? Vaak wordt het pas overwogen als er nog tijd en budget over is, en dan blijft het meestal bij een ‘aftermovie’ als aandenken. Zonde. Want video biedt veel méér mogelijkheden. Door films strategisch in te zetten — voor, tijdens en na je evenement — kun je je bereik vergroten, je boodschap versterken en de impact van je event blijvend maken.
Hieronder delen we ideeën, praktische tips en voorbeelden om video optimaal te benutten.
Drie fasen waarin video je evenement versterkt
Voor aanvang van je evenement
Een goed congres begint al vóór de eerste gast binnenstapt. Zeker als de aanmeldingen achterblijven, kan een pakkende teaser helpen om mensen over de streep te trekken. Een videoteaser werkt als een trailer voor een speelfilm: hij wekt nieuwsgierigheid, maakt het thema tastbaar en laat zien waarom jouw evenement de moeite waard is.
Tips voor een effectieve teaser
🔹 Maak verschillende korte teasers en verspreid ze op strategische momenten via social media en e-mail.
🔹 Laat een spreker of deelnemer aan het woord om een tipje van de sluier op te lichten.
🔹 Voeg testimonials toe van eerdere bezoekers. Een korte quote over hoe waardevol het vorige event was, maakt inschrijven aantrekkelijker.
🔹 Denk aan de Call to Action: hoe en waar kunnen mensen zich inschrijven?
Voorbeelden
Kom naar de Dag van de Nationale Zorgreserve
Na 9 oktober ga je het anders doen
Tijdens je evenement
Video is ook een krachtig middel om de beleving ter plekke te versterken.
Bij binnenkomst
De zaal stroomt vol. Deelnemers praten bij of kijken nieuwsgierig om zich heen. Dit is hét moment om op een groot scherm inspirerende beelden te tonen. Denk aan:
🔹 Een korte film over de kernwaarden van jouw organisatie.
🔹 Een compilatie van hoogtepunten van vorige edities.
🔹 Beelden van betrokkenen die vertellen waarom ze hier zijn.
Tip: Gebruik video’s zonder gesproken audio of met een subtiele soundtrack, zodat ze ook in een rumoerige zaal goed overkomen.
Voorbeelden
Zo hebben we voor de Dag van de Nationale Zorgreserve een video met trotse zorgreservisten gemaakt. Waarom zijn ze lid, wat drijft hen?
Trotse Zorgreservisten
Openingsvideo
Een pakkende openingsfilm zet direct de toon voor de dag. Het introduceert het thema, prikkelt de nieuwsgierigheid en brengt het publiek in de juiste mindset.
Voor het CAK maakten we bijvoorbeeld een congresvideo die:
🔹 Ketenpartners bewust maakte van hun belangrijke rol in het proces.
🔹 De impact op de eindklant zichtbaar maakte (met ‘mevrouw Van den Berg’ als herkenbaar gezicht).
🔹 Zo effectief was dat we een jaar later een vervolgfilm mochten maken.
Voorbeelden
Kent u mw. Van den Berg?
Kent u mw. Van den Berg nog?
Zorg van de toekomst
In de pauze
Niet iedereen netwerkt actief in de pauze. Door een video op schermen in de foyer of eetruimte te tonen, bied je extra verdieping. Zo maakten we voor een zorgcongres een video met interviews met Nederlanders over hun zorgervaringen. Deze werd tijdens de pauzes afgespeeld, waardoor bezoekers nieuwe inzichten opdeden, zelfs terwijl ze koffie stonden te drinken.
Sluiting van de dag
Met video sluit je jouw congres ook sterk af.
Met een rondlopende camera kun je tijdens het evenement quotes verzamelen van sprekers en bezoekers. Door deze korte reacties direct te monteren en aan het eind van de dag te tonen, krijgt het congres een krachtig slot.
Voor Alliander vingen we tijdens hun congres spontane reacties op camera en monteerden ze ter plekke in een korte samenvatting. Het effect? Een zaal vol betrokken deelnemers die met een positief gevoel naar huis ging.
Na afloop van je evenement
Een impressie van je evenement (een ‘aftermovie’) is leuk voor diegenen die er waren en interessant voor diegenen die je event hebben gemist. Als je het slim aanpakt, kan de video een strategisch middel zijn om je boodschap te blijven verspreiden en toekomstige evenementen te promoten.
Tips voor een effectieve aftermovie
🔹 Verwerk een boodschap die relevant blijft voor de toekomst. Wat is de volgende stap?
🔹 Maak korte versies voor social media, zodat je de content over meerdere weken kunt verspreiden.
🔹 Bewaar ruwe beelden om volgend jaar een nieuwe teaser mee te maken.
Voorbeelden
Trainen met IMPACT
Vuurwerk en violen
Dag van Nationale Zorgreserve
Wil je jouw evenement naar een hoger niveau tillen?
We denken graag met je mee over hoe je video strategisch kunt inzetten om je evenement onvergetelijk te maken. Tijdens een afspraak bespreken we samen de mogelijkheden. Neem gerust contact met ons op!
PS: Ben je op zoek naar een inspirerende spreker of workshop over videomarketing? Wij zijn te boeken!
Meer voorbeelden ter inspiratie
Tekstnetwerken met beeldende tekst